By Lianne Aurik

Vandaag is het tijd voor een eigenlijk best simpel en oh zo handige functionaliteit van Salesforce. Werk jij met Salesforce en heb je al eens gespeeld met de Listviews? Zo ja, dan herken je waarschijnlijk het gevoel dat het wel erg gemakkelijk is. Zo nee, treur niet, want in deze blog lees je hoe het werkt en wat je ermee kan, zodat je er zelf mee aan de slag kan!

Listviews – waar vind je ze?

Als je in je Salesforce omgeving bent ingelogd, zie je allerlei tabs met namen van objecten, zoals Accounts, Contact, Opportunities, Campaigns. Als je bijvoorbeeld naar het object Campaigns gaat – kom je op de listview ‘Recently Viewed’ uit. Standaard staat de listview in Salesforce op ‘Recently Viewed’. In deze lijst zie je dus de records uit het object die je het meest recent hebt bekeken.

Het kan zijn dat jouw ‘Recently Viewed’ lijst niets laat zien, dan heb je wellicht al langere tijd niets gedaan met dit Salesforce-object.

Zo maak je een nieuwe listview

Je kan je eigen weergave maken van een lijst. Je wilt bijvoorbeeld alle actieve campagnes zien. Je kan een nieuwe listview maken door via het tandwiel (rechtsboven) te kiezen voor ‘new’. Je geeft je listview een passende naam en slaat deze op.

Vervolgens kan je filteren op de informatie die je in deze listview wilt zien. In dit geval wil ik alleen de active campaigns zien. Via de trechter (opnieuw rechtsboven) kan je je filters instellen.

In dit geval zeg ik:
Show me: All campaigns
Filter: Active equals True

Sla je filter op en tadaa, daar heb je je listview met alle active campaings. Dit is een heel simpel voorbeeld, maar op deze manier kan je allerlei lijsten en filters maken op de manier zoals jij ze wilt gebruiken.

Tip: een standaard listview op Contact is ‘Birthdays This Month’. Geniaal toch? Zo houd je wel heel gemakkelijk verjaardagen bij.

Velden op een listview aanpassen

Wat ik zo leuk vind aan Salesforce is dat je heel veel naar je eigen behoefte kan inrichten en dat het vaak nog makkelijk is ook! Zo kan je de velden die je in een listview ziet aanpassen. Je gaat opnieuw naar het tandwiel (rechtsboven) en kiest daar voor ‘Select Fields to Display’. Je kan dan schuiven met velden die je wel of niet wilt zien en de ‘Visible Fields’ kan je in de volgorde zetten die jij wil. Zorg er weer voor dat je je wijzigingen opslaat. Bekijk of je tevreden bent. Zo niet, dan kan je het heel makkelijk weer wat aanpassen.

Velden op een Recently Viewed listview aanpassen

Misschien ben je al weer iets verder aan het denken en zou je de velden die op de ‘Recently Viewed’ listview staan ook aan willen passen. Je gaat naar het tandwiel en ontdekt… dat je niet naar ‘Select Fields to Display’ kan. Inderdaad, dit is niet op dezelfde manier mogelijk. Maar de System Admin in jouw organisatie kan ook deze listview aanpassen.

Voor de System Admin van jouw organisatie
Dit doe je door in de Setup van Salesforce naar het betreffende object te gaan. In het linkermenu naar ‘Search Layouts’  te gaan en vervolgens ‘Search Results’ te editen. Ook daar kan je schuiven met de velden die je wel en niet wilt zien op de ‘Recently Viewed’ listview en kan je de volgorde van de selected fields aanpassen.

Inline editen in een listview – het kan echt!

Wat ik ten slotte graag wil delen is de fantastische mogelijkheid om in een list view velden aan te passen. In de afbeelding hieronder zie je een potloodje naast ‘Planned’. Door daarop te klikken kan je de status van deze campaign eenvoudig wijzigen.

Je kan velden ook massaal aanpassen, door de campagnes te selecteren die je wilt aanpassen en dan via het potloodje de status te wijzigen en daarbij aan te geven dat het om alle geselecteerde campagnes gaat.

Op deze manier zou je ook bijvoorbeeld het ‘Type’ kunnen wijzigen of toevoegen. In sommige list views zie je dat bepaalde velden niet zijn ingevuld. Deze kan je zo gemakkelijk vinden en aanpassen vanuit de listview.

Ik moedig je aan, ga er zelf eens mee aan de slag en ontdek hoe snel en makkelijk het is om (meer) gebruik te maken van de mogelijkheden van de listviews. Ik ben fan. Jij ook?

Lianne Aurik

Lianne Aurik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch