By Ruben Schuring

Fondsenwerving is een vak apart. Het is een veelzijdig en afwisselend vak waarin kennis en allerlei vaardigheden zijn vereist. Je hebt een flinke dosis relatiemanagement-skills nodig, je moet weten hoe de (fondsenwervings)markt werkt en hoe je dit kunt toepassen en je moet in staat zijn om op korte en lange termijn te denken en zo koers te kunnen bepalen. Het schakelen tussen de veelheid van taken kan overweldigend zijn, toch staan fondsenwervingsteams erom bekend dat ze veel ballen tegelijk in de lucht kunnen houden en zo continue kunnen werken aan de missie en visie van de organisatie.  

Juist in deze grote hoeveelheid van werkzaamheden kan de implementatie van Salesforce baanbrekend zijn voor jouw organisatie. Hoe? Ten eerste is Salesforce een ongelooflijk robuust Constituent Relationship Management (CRM) platform, ontworpen om relaties te beheren en te volgen (een must voor fondsenwerving), en met daarbij het Nonprofit Succes Pack (NPSP) wordt dit CRM een fantastische tool voor fondsenwerving. 

Het maximaliseren van het gebruik van Salesforce door het hele team geeft een enorme efficiëntie-slag, waardoor het fondsenwervingsteam zich kan richten op waar ze goed in zijn: het verbinden met donateurs en hen betrekken bij het belangrijke werk van jouw organisatie!  

Benieuwd hoe Salesforce en het NPSP hierin kan ondersteunen. Lees de vijf basis fondsenwervingsprocessen die je in z’n geheel gemakkelijk kan vastleggen en volgen in Salesforce en ontdek zelf hoe dit het leven makkelijker maakt. 

  1. Verwerken van giften – Salesforce heeft een open API en een flexibel format waardoor het kan integreren met allerlei platformen, bijvoorbeeld je platform voor peer-to-peer fondsenwerving of crowdfunding. Dankzij deze integratiemogelijkheden kan je de giftstromen van de diverse bronnen vastleggen en volgen in jouw Salesforce omgeving. Het NPSP maakt het zelfs zo makkelijk dat je de diverse soorten giften kan vastleggen, waaronder structurele donaties, fondsen en het heeft zelfs de optie om een gift in natura te registreren. Tip: ga in gesprek met de afdeling financiën om te begrijpen hoe zij omgaan met de verwerking van giften en stem het werk van beide teams op elkaar af. Dit zorgt ervoor dat ook de cijfers beter op elkaar zijn afgestemd en je aan het einde van het fiscale jaar nauwkeurigere cijfers hebt.  
  2. Grip op het proces – Om strategisch goede besluiten te kunnen nemen heb je grip op het proces nodig. Je moet real-time inzicht hebben in welke stap van het proces een donateur zit. In Salesforce kan je gemakkelijk de diverse stappen van een proces inrichten om daarmee inzicht te krijgen in welke donateur er in welke stap van het proces zit. Je krijgt hiermee inzicht in welke stap er veel giften blijven hangen. Als je dit weet, kan je plannen maken om ervoor te zorgen dat deze doorstromen naar de volgende stap (dichterbij de daadwerkelijke gift). Op deze manier kan je grip houden op het proces en kan je dankzij het verworven inzicht betere strategische campagnes voeren, giftverzoeken doen en weet je wanneer je in het proces bij moet sturen.   
  3. Institutionele fondsenwerving – Heb je te maken met allerlei data en deadlines rondom fondsaanvragen? In het NPSP kan je de aanvragen vastleggen en daarbij ook de deadlines! Maak een rapport naar jouw wens om daardoor inzicht te hebben in alle belangrijke data. Daarnaast biedt het NPSP de mogelijkheid om documenten direct toe te voegen aan de betreffende relatie, of te linken naar relevante documenten en wat het zo waardevol maakt is dat je alle relevante informatie op één makkelijk te vinden plaats kan onderbrengen.  
  4. Betrokken donateurs behouden – In fondsenwerving is het essentieel om te werken aan een goede relatie tussen de organisatie en haar donateurs. Dit wil iedereen. Het is alleen makkelijker gezegd dan gedaan. Er komt veel bij kijken om alles bij elkaar te brengen: evenementen, ontmoetingen, telefoontjes, e-mails, social media… In sommige gevallen is het zo overweldigend dat de slag van ‘in het hoofd van de afdelingsmanager’ naar ‘inzichtelijk systeem voor de rest van het team’ niet wordt gemaakt. Het goede nieuws is: Salesforce kan hierin helpen! Door middel van het ‘campagne object’ in Salesforce krijg je zicht op samenhangende giftverzoeken, evenementen en initiatieven. En dankzij het ‘activiteiten object’ kan je belangrijke een-op-een correspondentie vastleggen op de betreffende contactpersoon. Buiten deze standaard objecten kan je specifieke objecten maken met velden die jouw team nog meer ondersteunen om een sterke relatie met de achterban te bouwen en te onderhouden. 
  5. Relaties tussen donateurs – Iedere fondsenwerver weet dat bij het werven van nieuwe donateurs het netwerk van bestaande donateurs jouw organisatie enorm kan helpen. Salesforce en het NPSP geven fondsenwervers de mogelijkheid om relaties tussen donateurs onderling en donateurs en organisaties vast te leggen. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat contactpersoon X ook bestuurslid is van organisatie Y, of vrijwilliger bij organisatie Z of broer van contactpersoon A. De mogelijkheden zijn talrijk, waardoor je het spinnenweb van relaties gemakkelijk inzichtelijk krijgt en kan benutten voor jouw organisatie. 

Natuurlijk kost het tijd om deze processen zo in te richten dat ze passen bij jouw organisatie en Salesforce omgeving. Het zal je zeker een toekomstbestendig en robuust systeem opleveren, ondersteund door de kracht van Salesforce. En daar is het ons allemaal om te doen: slimmer werken, niet harder! 

Benieuwd wat Salesforce kan betekenen voor Fondsenwerving in jouw organisatie, neem vrijblijvend contact met ons op.

Ruben Schuring

Ruben Schuring

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch