By Ruben Schuring

Zoals je misschien weet heeft iedereen bij Cloud for Good non-profit-ervaring. Sommigen hebben voor een non-profit gewerkt, sommigen waren lid van het bestuur en anderen vrijwilliger. Los van de soort ervaring die we hebben, weten we allemaal dat een medewerker bij een non-profit vaak meerdere petten draagt én veel moet doen met weinig resources. Fondsen zijn voor veel organisaties van groot belang en we hopen met deze blog dat proces wat makkelijker te maken.

Met meer dan 20 jaar ervaring in de non-profit-sector heb ik heel wat fondsaanvragen geschreven. Niet mijn favoriete bezigheid, zeg ik er eerlijk bij, maar wel iets heel belangrijks. Wat ik toen echt goed had kunnen gebruiken is precies waar we het nu over gaan hebben: Grant Management in Salesforce en het Nonprofit Success Pack (NPSP).

Waar zal ik eens beginnen? Vergeef me dat ik Maria von Trapp negeer maar ik begin ergens middenin. Stel je voor dat je zojuist een fonds hebt gekregen voor jouw honden- en kattenopvang. Hier zijn enkele dingen die je direct kan doen:

  • Zorg voor een gestructureerde rapportage, houd je aan de deadlines en stel daarvoor een reminder in;
  • Noteer de begin- en einddatum van het toegewezen fonds;
  • Noteer het bedrag dat je is toegewezen t.o.v. wat je hebt aangevraagd;
  • Upload de documenten waarin de toewijzing wordt beschreven;
  • Leg de personen vast waar je contact mee op moet nemen in geval van vragen;
  • Noteer de resultaten die je met het geld hebt behaald – bijv. 67 katten opgevangen en ondergebracht bij een baasje.

Dit zijn basale dingen die je gemakkelijk in Salesforce kan bijhouden. Laten we een stapje terug doen en kijken naar de fondswerfcyclus vanaf het begin.

Van A tot Z

Stel, het is jouw taak om financiering te regelen voor een programma dat zorgt dat kinderen uit arme gezinnen ook op schoolreisje kunnen. Het mooie van Salesforce NPSP is dat je van begin tot eind alles kan vastleggen, van fonds-aanvraag tot hoeveel kinderen er uiteindelijk op schoolreisje konden. Dit is hele bruikbare informatie die jouw nonprofit moet bijhouden.

Doe onderzoek

Laten we beginnen met de fondsen die al in je systeem staan. Salesforce heeft een handige manier om bestaande organisaties die fondsen verstrekken te ‘taggen’, inclusief de onderwerpen waar de fondsen voor zijn bedoeld. Welke organisatie richt zich op kinderen, onderwijs of hulp voor tienermoeders? Je kunt gemakkelijk de juiste organisaties vinden om die aan een gedetailleerder onderzoek te onderwerpen.

Wellicht heb je toegang tot hulpbronnen voor het vinden van publieke, gemeentelijke of particuliere fondsen (bijv. www.fondsenzoeken.nl) en zoek je een manier om het aanvraagproces te stroomlijnen. Salesforce Leads zijn hiervoor goed geschikt. Voer de basale informatie over verschillende fondsen of stichtingen in en voeg daarbij eventuele contactpersonen. Als je erachter komt dat ze goed passen bij de missie van jouw non-profit dan converteer je de Lead in Salesforce zodat er een Account en Contact(persoon) worden aangemaakt. Ook kun je dan gemakkelijk een ‘Opportunity’ aanmaken. Met een Opportunity houd je het daadwerkelijke fonds bij nadat je de Lead hebt geconverteerd. Als het geen match is kun je de Lead afsluiten, zodat je er verder geen tijd meer aan verspilt.

Vul je fondsen-funnel

Nu je een aantal fondsen op het oog hebt en weet wie je daarvoor moet benaderen, kun je een Opportunity gebruiken om elke stap naar de uiteindelijke toewijzing bij te houden. Ben je nog onderzoek aan het doen, heb je al iets ingestuurd, zit je te wachten op antwoord? Gebruik hiervoor het ‘Stage / stadium’ veld. Op basis van het stadium wordt er ook een haalbaarheidspercentage aan de aanvraag gekoppeld.

Tijdens de onderzoeksfase, bijvoorbeeld, is de kans dat het fonds aan je wordt toegewezen misschien 10 procent. Als je echter al hebt gehoord dat je in aanmerking komt voor het meedingen naar dit fonds, dan is de kans misschien wel 50 procent. Hoe verder je in het proces komt, hoe hoger de kans dat het gaat slagen.

Als je je management wilt imponeren kun je hier ook een stukje automatisering in verwerken. Als je aanvraag in de ‘aanvraag ingediend’-fase zit, kun je bijvoorbeeld een automatische e-mailnotificatie laten sturen naar de directeur of het hoofd fondsenwerving.

Als je Salesforce gebruikt voor het werven en beheren van je fondsen heb je de volledige controle. Je kunt rapporten en dashboards gebruiken maar ook aan ‘forecasting’ doen om te voorspellen hoeveel geld er ongeveer binnen gaat komen, en wanneer. Je hebt daarnaast een duidelijke funnel met fondsen.

Stel je voor dat je met één druk op de knop een rapport opstelt met:

  • het aantal aangevraagde fondsen deze maand, met totaalbedrag
  • het aantal toegewezen fondsen dit kwartaal, t.o.v. het aangevraagde totaalbedrag
  • om dit project te kunnen uitvoeren, wachten we nog op een X-aantal fondsen
  • en de allerbelangrijkste: zoveel impact heeft ons werk gehad doordat we deze fondsen hebben geworven!

Iedereen die wel eens een fonds heeft aangevraagd weet hoe tijdsintensief het kan zijn. Salesforce helpt je bij het bijhouden van de relevante informatie, helpt je tijdswinst te behalen, en zorgt ervoor dat je altijd weet hoe je er op dit moment voorstaat.

Veel plezier met fondsenwerven (en vastleggen)!

Kijk ook eens naar:

 (Deze blog is geschreven door Kate Russel, Cloud Consultant bij Cloud for Good)
Ruben Schuring

Ruben Schuring

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch