By Lianne Aurik

Ieder donateur is uniek. Ze verschillen in motivatie, de manier waarop ze betrokken willen zijn en ook de communicatievoorkeur kan per donateur verschillen. Fondsenwervers weten dit als geen ander. Zij weten ook dat het behouden van donateurs geen vanzelfsprekendheid is. Als een eenmaal geworven donateur voor het leven betrokken zou zijn, zou dit de taak van een fondsenwerver stukken makkelijker maken. Maar helaas, de praktijk is dat een organisatie hard moet werken om donateurs te behouden. Het zorgvuldig onderhouden van de relatie met een donateur is van groot belang. En dit is waar het standaard object ‘Activiteitenplan’ in het Salesforce Nonprofit Succes Pack (NPSP) een belangrijke rol in kan spelen.

Wat is een activiteitenplan voor donateurs?

Een activiteitenplan is een reeks van contactmomenten om een supporter betrokken te houden nadat hij/zij een donatie heeft gedaan. Een activiteitenplan kan bestaan uit bijvoorbeeld een follow-up telefoontje, een e-mail en/of een uitnodiging voor een evenement. Vaak wordt een activiteitenplan vastgesteld voor 12 tot 18 maanden. Je kan per segment een ander activiteitenplan opstellen en deze specificeren op motivatie, geefgedrag, interesse of net wat voor jouw organisatie belangrijk is.

Wat zijn de voordelen van activiteitenplannen?

  • Het voorziet in een consequent behoudprogramma en zorgt voor verdieping van de relatie tussen de donateur en jouw organisatie
  • Het zorgt ervoor dat donateurs niet worden vergeten
  • Het plan volgen zorgt voor een duurzaam behoudprogramma en geeft het team een goede richtlijn om dat jaar te volgen

Het is belangrijk dat iedere organisatie haar eigen strategie heeft die past bij de unieke eigenschappen van haar donateurs, maar soms kan het ontmoedigend zijn om iedere keer zelf de plannen te bedenken, uit te voeren en te meten. Het NPSP heeft een manier gevonden om dit alles wat makkelijker te maken. Zo is het object ‘Activiteitenplan’ een standaard onderdeel van NPSP, zodat je alles kan managen vanaf één plek.

Hoe kan Salesforce helpen?

In het NPSP zitten twee onderdelen die je helpen bij het stroomlijnen van de processen rondom activiteitenplannen, namelijk het eerdergenoemde ‘Activiteitenplan’, maar ook ‘Niveaus’ kunnen je processen geweldig ondersteunen.

Activiteitenplan

Dit onderdeel geeft de mogelijkheid om alle taken in te plannen (e-mails, telefoontjes, evenementen) die een donateur zou moeten ontvangen en de tussenliggende tijd tussen deze taken in ditzelfde onderdeel in te stellen. Ik zal een voorbeeld geven: Jennifer Jakobs geeft een gift. Wij willen deze gift graag binnen 48 uur opvolgen met een bedankbrief en binnen een week haar persoonlijk bedanken per telefoon. De onderdelen kunnen als taken worden ingepland binnen het Activiteitenplan. De beste plannen hebben een langere termijnweergave de relatie met de donateur. Salesforce stelt je in staat om de ervaringen van donateurs met je organisatie over een vooraf bepaalde tijdsperiode op te bouwen.

Ale je een Activiteitenplan hebt gemaakt, kan je deze vervolgens toewijzen aan een individuele donateur of een groep donateurs. Ook kan je meerdere activiteitenplannen maken, voor ieder segment een ander plan. Het kan allemaal in NPSP. Zo kan je bijvoorbeeld een uitgebreide reeks van taken toewijzen in het plan voor Major Donors en kan je een simpelere versie maken voor donateurs geworven door een huis-aan-huis collecte.

Activiteitenplannen zorgen bij fondsenwevers voor flexibiliteit:

  • Je kan per taak bepalen in hoeveel dagen deze moet starten als het activiteitenplan is toegekend. Ook kan je een taak na een ingesteld aantal dagen van een andere taak inplannen. Dit zijn de zogenaamde ‘afhankelijke taken’ omdat deze ervan afhankelijk zijn dat de vorige taak is uitgevoerd.
  • Als een taak in het weekend valt, kan je een regel instellen om de taak te verplaatsen naar de eerstvolgende maandag.
  • Je kan eerder gemaakte activiteitenplannen kopiëren en aanpassen, zodat je niet iedere keer een helemaal nieuw plan hoeft te maken.
  • Je kan donateurs heel makkelijk aan een nieuw activiteitenplan koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld als een donateur normaal € 1000,- geeft en deze gift verhoogt naar € 10.000,-, deze donateur koppelen aan het Major Donor activiteitenplan. Door ‘Niveaus’ in te stellen kan dit proces zelfs geautomatiseerd worden.


Niveaus

Niveaus werken uitstekend samen met Activiteitenplannen. Niveaus geven je de mogelijkheid om gemakkelijk niveaus van donateurs op inzet en betrokkenheid met je organisatie in te stellen. Je kan categorieën instellen op basis van criteria die je zelf bepaald, zoals hoogste giftbedrag of het totaalbedrag giften afgelopen jaar. Je kan de verschillende categorieën een passende naam geven en de niveaus handmatig of automatisch toekennen aan donateurs. Stel, jouw organisatie heeft de volgende niveaus: “Regulier”, “Middle value” en “High value”.

  • Regulier: giften tussen de € 0,- en € 499,-
  • Middle value: giften tussen de € 500 en 4999,-
  • High value: giften boven € 5000,-

Je kan deze niveaus verbinden aan bestaande activiteitenplannen. Als Jennifer Jakobs een brons donateur was en ze verhoogt haar gift naar € 1000,-, dan verplaatst Salesforce haar automatisch naar het zilveren activiteitenplan. Geweldig, toch?

Deze processen beheren is heel eenvoudig. Als je eenmaal een activiteitenplan hebt gemaakt, worden de taken automatisch vertoond op de homepage van de persoon in jouw organisatie aan wie de taak is toegekend. Dashboards kunnen helpen om aankomende taken te traceren en ervoor zorgen dat er geen taken over het hoofd worden gezien. Open en afgeronde taken zijn ook zichtbaar op de pagina van de betreffende donateur onder ‘Open activiteiten’ en ‘Activiteitenhistorie’.

Deze standaardonderdelen van het Nonprofit Succes Pack van Salesforce helpen fondsenwervers om gemakkelijk activiteitenplannen voor (groepen) donateurs te maken. Daarbij blijft alle informatie in één systeem en draagt dit bij aan waardevolle informatie voor jouw organisatie en stelt het je daarmee in staat strategisch de relatie met donateurs te verdiepen.

Fondsenwervers krijgen hierdoor meer inzicht. Salesforce is het instrument voor relatiemanagement, van het eerste contact met donateur tot de doorgroei naar een duurzame en passende relatie met diezelfde donateur. Wil je meer weten over activiteitenplannen, neem vrijblijvend contact met ons op!

Lianne Aurik

Lianne Aurik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch