By Lianne Aurik

Customer Relationship Management, de naam heeft het letterlijk in zich: CRM is een tool om relaties te beheren. Een belangrijke reden van organisaties om te werken met een goed CRM systeem is om inzicht te hebben in de relatie tussen je achterban en jouw organisatie. Voor veel organisaties gaat het verder, want wat zijn de relaties tussen contactpersonen onderling? En welke personen binnen jouw achterban hebben welke functie binnen welk bedrijf? Door deze relaties in kaart te brengen krijg je inzicht in het netwerk van je achterban en kan je belangrijke personen voor jouw organisatie identificeren. Dit is waardevolle informatie voor iedere non-profit organisatie.

Door gebruik te maken van het Nonprofit Succes Pack (NPSP) komt deze functionaliteit tot je beschikking. Hoe het werkt leg ik hieronder verder uit.

Relaties tussen contactpersonen en organisaties beheren met Affiliations

Laten we om te beginnen kijken naar de relaties tussen een contactpersoon en een organisatie. In een typisch ‘business to business’ (B2B) model zal de interesse van een gebruiker van Salesforce vooral uitgaan naar de relatie van een werknemer binnen een bedrijf (een klant). In de non-profit wereld kan de relatie met een individu een stuk complexer zijn. Bijna iedereen kan een donateur of potentiele donateur zijn. Daarbij wi je graag kunnen bijhouden waar ze werken en welke rol ze hebben in hun werk. Ook kan iemand nog bestuurslid zijn van je organisatie. Maar hoe kan je dit allemaal bijhouden in Salesforce?

Het Household Account Model waarmee je Contacts en Accounts beheert, het aanbevolen model door Salesforce voor non-profits, zorgt ervoor dat je de verscheidenheid van relaties in Salesforce kan beheren waarbij je gebruik maakt van de standaard Salesforce data-structuur en rapportage mogelijkheden. In dit model is ieder contact onderdeel van het ‘huishouden’ account en kan ditzelfde contact ook worden gelinkt aan een ‘organisatie’ account door middel van een Affiliation.

Een Affiliation wordt gelegd tussen een persoon (contact) en een organisatie (account), waarmee je deze dus aan elkaar linkt en gedetailleerde informatie kan toevoegen over de rol van de persoon in de betreffende organisatie. Je kan een dergelijke affiliation maken waarin je aangeeft waar iemand werkt en bijvoorbeeld welke rol deze persoon heeft binnen jouw organisatie (werknemer, bestuur, vrijwilliger).

Hierbij geven we een aantal tips en best practices voor het omgaan met organisationele relaties door middel van Affiliations:

  • Als je de checkbox ‘primary’ aanvinkt bij een affiliation, dan wordt het veld Primary Affililiation op de Contact gevuld met het gelinkte account.
  • Houd de start- en einddatum bij op de Affiliation en creëer zo duidelijkheid rondom de huidige en voormalige relatie van je contactpersoon met de organisatie.
  • Gebruik het Description veld voor de overige informatie die van belang is om bij te houden voor de relatie van deze contactpersoon met de organisatie.
  • Het veld waar je de Rol invult is standaard een vrij invulveld, maar als je vaak dezelfde waarde invult bij een bepaald type affiliation kan je de invoer van data ook makkelijker en schoner maken door een custom picklist toe te voegen.

Bijhouden en Visualiseren van Interpersoonlijke Connecties tussen Relaties

Denk eens aan de achterban van jouw organisatie: het zijn allemaal mensen die geven om de missie van jouw organisatie en dit werk van harte ondersteunen. Bedenk je nu eens hoeveel andere mensen deze mensen weer kennen en aan hun mogelijkheden en expertise. Gezamenlijk is dat je netwerk en kan dit heel krachtig zijn als je er op een goede manier gebruik van weet te maken. De eerste stap die je kan zetten om de mogelijkheden hiervan te gaan benutten is om de relaties tussen contactpersonen onderling in jouw organisatie bij te houden: vrienden, familie, collega’s, etc. Het Nonprofit Succes Pack heeft hier een oplossing voor die je direct kan gebruiken, namelijk Relationships.

Zo’n relatie leg je tussen twee contactpersonen waarbij je bijhoud hoe deze personen aan elkaar gelinkt zijn. Je kan zoveel relaties bijhouden voor een persoon als jij maar wilt. En er is hele leuke functionaliteit beschikbaar om deze interpersoonlijke relaties nog makkelijker bij te houden:

  • Als je het Type relatie selecteert, dan beschrijf je daar hoe de gerelateerde contactpersoon gelinkt is aan de contactpersoon waar je de relatie vastlegt. Bijvoorbeeld, als je begint op de contactpersoon ‘Jan van’t Zand’ en je legt een relatie naar ‘Michel van’t Zand’, dan leg je in Type ‘Zoon’ vast en niet ‘Vader’.
  • Als je het juist Type invoert, zal de juiste beschrijving van deze relatie worden vertoond voor beide contactpersonen als je naar hun relaties kijkt. Zo leg je in een handeling vast dat Michel van’t Zand de zoon is van Jan van’t Zand en tegelijk dat Jan van’t Zand de vader is van Michel van’t Zand.
  • De functionaliteit van ‘Reciprocal Relationships’ zorgt ervoor dat, zoals hierboven beschreven, de wederzijdse relatie tegelijkertijd wordt vastgelegd. Je hoeft dus niet bij beide personen de relatie in te voeren. Je kan de benamingen voor de relaties zelf wijzigen en aanvullen in de NPSP Settings. Dus als jouw organisatie bijvoorbeeld student/docent wil bijhouden (en deze staat niet in de standaard lijst), kan je een wederzijdse student/docent relatie aanmaken en deze toekennen waar de relatie van toepassing is.
  • Verder kan je de Relationships Viewer gebruiken om op een visuele en interactieve manier zicht te krijgen hoe de contactpersonen zich tot elkaar verhouden.

Je hebt nu geleerd over hoe Salesforce en NPSP je kunnen helpen bij het bijhouden en in kaart brengen van relaties van contactpersonen met organisaties en van contactpersonen onderling. Deze functionaliteit is standaard, Out-of-the-Box, beschikbaar. Het enige wat je hoeft te doen is deze te gaan gebruiken en bij te houden. Wij hopen dat deze mogelijkheden jouw net zo enthousiast maken als vele andere gebruikers. Jouw organisatie is straks niet meer te stoppen. Veel succes!

Lianne Aurik

Lianne Aurik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch