Gefeliciteerd, je hebt Salesforce geïmplementeerd! En hoe nu verder? Hoe zorg je ervoor dat je al het harde werken en de geïnvesteerde tijd in een nieuw systeem niet meteen in een wanordelijke puinhoop ziet veranderen?

Hieronder staan wat tips en best practices voor het opzetten van duidelijke database beleidsmaatregelen voor jouw organisatie.

TIP 1: DOE HET NIET ALLEEN

Admins, jullie hoeven dit niet alleen te doen. Richt een Governance Committee op, een samenstelling van sleutelpersonen uit elke afdeling van de organisatie. Zij denken mee over verbetervoorstellen of extra informatie die moet worden vastgelegd. Dit creëert een systeem waarin eindgebruikers formeel een verzoek moeten indienen ter verbetering van het systeem. De Governance Committee kan zo de voorstellen bekijken, overleggen en besluiten of deze voorstellen de organisatie ten goede komen. Een bijkomend voordeel is dat gebruikers uit verschillende afdelingen naar de verzoeken kijken, waardoor het kan zijn dat bepaalde voorstellen nuttig blijken te zijn voor verschillende afdelingen.

Zorg dat de Governance Committee geregeld samenkomt, zodat er een lijst gemaakt kan worden met goedgekeurde verbeteringen of voorstellen die nog bekeken moeten worden. Deze lijst kan met de organisatie gedeeld worden. Een goede manier om deze verzoeken te beheren is via het Case object of een aangepast object. Documenteer het proces en de vereisten voor verbetervoorstellen, zodat eindgebruikers begrijpen hoe ze deze op een juiste manier kunnen aanleveren. De committee hoeft niet te worden ingelicht over bugs, of kleine reparaties van functionaliteit (denk aan links die niet werken, of foutmeldingen), deze hebben namelijk betrekking op het huidige gebruik van het systeem en moeten gelijk worden opgelost.

TIP 2: GEBRUIK EEN SANDBOX

De beste manier om nieuwe functionaliteit of velden te testen is in een Sandbox. Het mooiste zou zijn om dat te doen in een Full of Partial Sandbox, zodat je kunt testen met de volledige of een deel van de data. Als je de beschikking hebt over een van deze Sandboxen kan je deze het beste zoveel mogelijk in lijn houden met de Productie omgeving. Dat betekent dat de Sandboxen regelmatig vernieuwd moeten worden. Heb je geen beschikking over deze Sandboxen dan werkt een Developer of een Developer Pro Sandbox ook goed. Gebruik de Sandbox om nieuwe functionaliteit te creëren, nieuwe velden of pagina layouts toe te voegen, en alle andere verbeteringen die zijn goedgekeurd door de Governance Committee.

Je vraagt je waarschijnlijk af waarom nieuwe velden in een Sandbox gemaakt moeten worden, terwijl het zo eenvoudig is dit direct in Productie te doen. Documentatie is de reden. Change sets is een handige functionaliteit bij het beheren van jouw database. Wanneer je verbeteringen grondig hebt getest, kan je deze toevoegen aan een change set, die je voorziet van een naam en omschrijving. Zorg ervoor dat de naam en omschrijving weerspiegelen wat deze wijziging inhoudt. Op deze manier heb je na de doorvoering gelijk een log van de wijzigingen die hebben plaatsgevonden in de database.

Door een duidelijk proces op te stellen voor het indienen en doorvoeren van verbeteringen, zorg je ervoor dat de Salesforce omgeving niet overloopt van aangepaste velden die niet gevuld worden, workflows waarvan niemand meer weet waarom ze gemaakt zijn en andere dubieuze zaken waar je als admin hoofdpijn van krijgt.

Lianne Aurik

Lianne Aurik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

USADutch